Plan de Cuentas
El plan de cuentas es la base del sistema contable y debe ser configurado antes de comenzar a utilizar el sistema. La mayoría de las operaciones importantes se reflejan en la contabilidad por lo que están relacionadas con cuentas del plan. Estas cuentas deben tener asignada cierta funcionalidad para ser utilizadas, por lo tanto cada vez que se da de alta una cuenta se le debe asignar su funcionalidad dentro del sistema. La funcionalidad de una cuenta de determina mediante uno o más atributos.
Por ejemplo, para realizar una factura de venta, el sistema debe saber dónde registrar contablemente el IVA débito fiscal, para ello a la cuenta IVA DEBITO se le debe asignar el atributo "IVA débito fiscal".
Alta de nuevas cuentas
Para crear una cuenta nueva tenemos que utilizar los botones del ABM de cuentas:
Agregar cuenta en el nivel principal: Esto agrega un nuevo nivel de cuentas primarias como ACTIVO, PASIVO, RESULTADOS. Normalmente solo se usa cuando se carga el plan de cuentas por primera vez.
Agregar cuenta en el siguiente nivel: Agrega una subcuenta nueva dependiente de la que cuenta en la que se está posicionado. Por ejemplo, si me posiciono en ACTIVO, este botón me permitirá crear ACTIVO CORRIENTE. Estas cuentas recién creadas no tendrán atributos (funcionalidad) asignada a la cuenta, habrá que hacerlo en el panel derecho del ABM.
Agregar cuenta en el mismo nivel (duplica atributos): Este botón, como su nombre lo indica, permite duplicar la cuenta en la que se está posicionado en el mismo nivel de ella, es decir crea una cuenta y le asigna los mismos atributos (funcionalidad). Esta función es ideal para crear cuentas nuevas basadas en la funcionalidad de otra (siempre en el mismo nivel). Por ejemplo, si nos posicionamos en la cuenta de GASTOS DE LIBRERIA, podríamos crear cuentas como TELEFONIA, VIATICOS, etc. con la misma funcionalidad de la primera, siempre y cuando las nuevas cuentas tengan exactamente el mismo uso que ella.
Eliminar cuenta: Elimina la cuenta, pero solo debe usarse si la cuenta nunca tuvo imputaciones.
En todos los casos para agregar cuentas, una vez creada la cuenta hay que especificar en el panel derecho algunos otros datos, que depende de la cuenta y su funcionalidad
Descripción: nombre de la cuenta
Abreviatura: código de la cuenta
IVA: Alícuota de IVA que puede tomar cuando se la compra o vende (si es que eso sucede) ( -1 = cualquier valor de iva, otros valores pueden ser 0, 21, 10.5, etc. en cuyo caso será siempre éste)
Moneda: Moneda de la cuenta para cuentas en moneda extranjera
Complementaria: Código de la cuenta complementaria. Solo para el caso de las cuentas bancarias de cheques diferidos, que deben hacer referencia a las cuentas bancarias asociadas. Por ejemplo, la cuenta CHEQUES DIFERIDOS CREDICOOP (de pasivo) debe tener en complementaria el código de la cuenta BANCO CREDICOOP (de activo).
Los demás campos son de uso muy específico y normalmente no utilizados.
Cada cuenta agregada al plan de cuentas debe ser configurada, con los datos anteriores y asignándole su funcionalidad en el panel de asignación de atributos.
El panel de asignación de atributos permite agregar o eliminar atributos para cada cuenta. Lo normal es no tener que agregar o quitar individualmente pero para casos puntuales en necesario. Se recomienda utilizar los botones en las solapas debajo de la grilla de atributos para configurar las cuentas. Cada solapa incluye botones de configuración y cada uno de ellos coloca uno o más atributos a la cuenta según su funcionalidad.
La solapa principal es la de configuraciones comunes, por ejemplo, hay botones para hacer la cuenta imputable o que sea comprable (compras y gastos). Entre las opciones para configurar cuentas existen botones para:
Cuentas de impuestos (iva débito, iva crédito, percepciones iibb, retenciones de iibb, etc.)
Cuentas de tesorería (bancos, cheques diferidos, valores en cartera, etc.)
Cuentas ajustables por inflación
Etc.
Cuando se utiliza e botón agregar cuenta en el mismo nivel (duplica atributos) hay que tener extremo cuidado en no duplicar cuentas con funcionalidad particular y única. Por ejemplo si se duplica la cuenta CREDITO FISCAL IVA COMPRAS, habrá por consiguiente 2 cuentas para registrar el IVA compras y el sistema generará error.
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